Cinco prácticas para adaptarse al teletrabajo

Fecha: 24/04/2020

“Los líderes de esta era tienen que bajar la incertidumbre”, dijo la Lic. Carolina Bellora —directora ejecutiva de BizArt Group y profesora visitante de la Escuela de Postgrados en negocios— durante la conferencia “Liderazgo en tiempos de aislamiento social”.

La charla se realizó en formato virtual. Tuvo lugar el jueves 2 de abril de 2020 y formó parte del Ciclo de Charlas de Management y Negocios de la Escuela de Postgrados de la Facultad de Administración y Ciencias Sociales de la Universidad ORT Uruguay.

La experta señaló que el coronavirus generó un cambio abrupto en la forma de trabajar, que demanda creatividad, resiliencia y capacidad de adaptación. Además, mencionó los principales desafíos que el teletrabajo acarrea:

  • En primer lugar, las distracciones en el hogar. En muchas ocasiones, la cuarentena implica convivir con otros miembros de la familia. Esto significa que debemos compartir nuestros espacios y recursos. Lo que antes parecía ser suficiente (por ejemplo: que dos personas compartieran la misma computadora) ahora puede no serlo.
  • En segundo lugar, la dificultad de no vernos. Los líderes se preguntan si los colaboradores realmente van a hacer sus tareas con compromiso. Esta es una herencia de viejos modelos de trabajo, donde no estar físicamente se asociaba con no trabajar. Desde el lugar de los colaboradores, puede dificultarse el chequeo de información, rumbo de trabajo, y pedido de ayuda.
  • En tercer lugar, las dificultades de comunicación. Al principio, los encuentros virtuales pueden ser lentos y frustrantes porque es una etapa de aprender a aprender. A la vez, se restringe la riqueza comunicacional del cara a cara: se pierden expresiones, gestos, emociones.
  • En cuarto lugar, el estado de ánimo se ve afectado. Podemos sentir soledad y desconexión, al perder contacto con nuestros grupos de pertenencia. A esto se le suma el alto nivel de incertidumbre y la sobrecarga de tener toda la vida concentrada en un solo lugar, lo que puede impactar negativamente en el desempeño del equipo.

Ante estos desafíos, Bellora compartió cinco consejos para llevar la situación de la mejor forma posible:

  • Normalizar el nuevo espacio de trabajo. Estamos viviendo una dinámica completamente nueva, donde la vida personal y la vida profesional están muy en contacto. Por esto, es positivo conocer el contexto emocional y el espacio físico de trabajo de quienes integran nuestro equipo: saber qué distracciones pueden tener, cuáles son sus realidades familiares, con qué personas comparten su casa. En función de esto, podemos armar un plan de trabajo. Por ejemplo, acordar un horario de reuniones que sea el más apropiado para las disponibilidades del equipo.

    Normalizar el nuevo espacio de trabajo conlleva no basarnos en prejuicios o suposiciones. Hay que ser comprensivos. Esto implica ajustar la dinámica de trabajo y aceptar que ciertas actitudes (como llegar tarde a una reunión) no se deben a falta de compromiso o voluntad sino al contexto físico y emocional que se está atravesando.
  • Humanizar la comunicación. Esto significa no usar solo e-mails sino tener encuentros virtuales por videoconferencia. Aplica tanto para comunicarse con un grupo como con una sola persona. Para consultas puntuales y rápidas, conviene usar mensajería instantánea. También es hora de volver a las llamadas tradicionales cuando el texto no alcanza. Es recomendable priorizar los medios sincrónicos. Es decir: aquellos donde todas las personas involucradas viven lo que sucede en la conversación al mismo tiempo.
  • Acordar normas de coordinación. La sola presencia física produce un mecanismo automático de coordinación. El teletrabajo, en cambio, implica formalizar los encuentros. Las dudas que en el día a día se resolvían con una charla de pasillo o un intercambio breve en la oficina, hoy deben aclararse de otras maneras. Por eso, es recomendable hacer una reunión diaria de coordinación con el equipo. Además, es importante tener un espacio compartido donde alojar la información y hacer que circulen los documentos.
  • Fomentar la interacción social. Es fundamental impulsar los encuentros del equipo que no tengan que ver con el trabajo. Las buenas relaciones de afecto aumentan la probabilidad de tener un alto desempeño. En la oficina, las conversaciones se dan de manera natural porque los seres humanos somos gregarios. En el espacio virtual, hay que provocar esas conversaciones. Una manera puede ser acordar tener una conversación informal unos minutos antes de las reuniones. Otra manera puede ser hacer reuniones especiales que solo tengan como finalidad conversar. Además, es aconsejable que los líderes se reserven un tiempo para hacer una llamada personal por lo menos una vez por semana a cada miembro de su equipo para saber cómo está.
  • Ofrecer y ofrecerse a sí mismo estímulo y apoyo emocional. En este momento, es fundamental que las personas se sientan sostenidas y acompañadas. Los líderes deben ser empáticos e interesarse por cómo están sus colaboradores. A la vez, deben transmitir optimismo y una alta confianza en el equipo. En momento de crisis, las personas miran cómo reacciona su líder y tienden a replicar eso.

Por último, Bellora destacó la importancia de que cada persona se concentre en su bienestar emocional. Esto implica mantener una rutina, realizar actividad física, cuidar la alimentación, tener contacto social aunque sea de modo virtual, agradecer y enfocarse en lo positivo.